Interview over Gegevensboekhouding
10 september 2024
Interview met Johan Groenen over Gegevensboekhouding JenV
Afgelopen jaar werkte Johan Groenen, partner bij Tiltshift, vanuit het programma Open op Orde met het CDO Office van het Ministerie van Justitie en Veiligheid en Asiel en Migratie aan het Afsprakenstelsel Gegevens en Algoritmes, en daarbinnen aan het concept Gegevensboekhouding. Nu dit programma naar de lijn gaat zit zijn taak erop. Wij zijn benieuwd naar zijn ervaringen.
Kun je ons vertellen wat het project precies inhield en wat de belangrijkste doelen waren toen je begon?
“Het project was onderdeel van het CDO-office van het ministerie van Justitie en Veiligheid, gericht op het justitie en veiligheid-brede afsprakenstelsel voor gegevens en algoritmes. Het idee is om ervoor te zorgen dat alle organisaties onder het ministerie beter omgaan met gegevens en algoritmes en dat daarbij een goede administratie wordt gevoerd. Een belangrijk onderdeel daarvan is het introduceren van gegevensboekhouding. Mijn rol was om dat idee van een gegevensboekhouding vorm te geven door verschillende productaspecten uit te werken en te demonstreren.”
Wat waren de grootste uitdagingen tijdens het uitwerken van het concept van de gegevensboekhouding en het ontwikkelen van de bijbehorende productaspecten?
“Toen ik begon, was nog niet geheel duidelijk wat een gegevensboekhouding precies was. Er waren uiteenlopende ideeën: over het hergebruiken van bestaande oplossingen, zoals Metadata Hub, en ook verschillende use cases, zoals het vastleggen van gegevensleveringen en het monitoren daarvan, of het rapporteren over gegevensgebruik. Er was echter geen duidelijke samenhang tussen al die ideeën. Mijn grootste uitdaging was dus in eerste instantie om die verschillende wensen en verwachtingen te structureren en te vertalen naar een duidelijk concept als basis voor de gegevensboekhouding.”
Hoe ben je erin geslaagd om deze uiteenlopende ideeën te structureren en vorm te geven aan een werkbaar concept?
“Ik ben begonnen met het identificeren van de verschillende stakeholders, hun rollen en hun verwachtingen. Ik wilde begrijpen vanuit welke hoek zij kwamen en wat hun specifieke behoeften waren. Daarnaast heb ik alle bestaande ideeën en elementen in kaart gebracht en deze in een soort matrix geplaatst om ze aan elkaar te linken. Dit hielp me om structuur aan te brengen in de ideeën en een samenhangend beeld te creëren.”
Wat was het resultaat van deze aanpak? Heeft dit geleid tot een eenduidige definitie van de gegevensboekhouding?
“Ja, zo werd ook duidelijk dat de bestaande oplossingen zich vooral richtten op datamanagement en het laagdrempelig ontsluiten van data binnen organisaties. Onze behoefte was echter om een gestructureerde administratie te voeren van welke gegevens onder welke verantwoordelijkheid worden gebruikt en uitgewisseld. Het ging ons niet primair om de technische kant, maar vooral ook om de organisatorische verantwoordelijkheid in kaart te brengen. Uiteindelijk leidde dit tot een aantal deelapplicaties, met op de achtergrond een gezamenlijk metamodel, voor het administreren van de verschillende handelingen met gegevens en de verantwoordelijkheden daaromheen.”
Kun je wat meer vertellen over de open samenwerking die je hebt georganiseerd en hoe dat verliep?
“Het andere deel van mijn opdracht was het vormgeven van open samenwerking. We hebben een design aanpak geformuleerd, waarmee we de vragen van verschillende organisatieonderdelen konden oppakken. Bijvoorbeeld, als een organisatie behoefte had aan het delen van gegevens met een andere organisatie, werkten we samen aan een concept dat zowel paste binnen de bredere visie voor gegevensboekhouding, als het probleem van die organisatie oploste. Dit zorgde ervoor dat we op een gestructureerde manier konden innoveren, samen met de betrokken partijen.”
Wat zou je zeggen dat het grootste succes was dat voortkwam uit deze open samenwerking en design aanpak?
“Uiteindelijk hebben al deze verschillende projecten geleid tot een gezamenlijk beeld van wat een gegevensboekhouding zou moeten zijn. Dit ging gepaard met een metamodel om alle handelingen met betrekking tot gegevens en de verantwoordelijkheden daarbij te administreren. Dit model is de exacte weerspiegeling van het gegevensbeleid en vormt de basis voor de boekhouding. Organisaties kunnen daarmee hun eigen tooling vormgeven, hopelijk in samenwerking, en we zetten een platform op waar ze open (source) aan deze tooling kunnen werken. Het succes zit dus in het creëren van een gezamenlijke basis waarop verder gebouwd kan worden.”
Nu je je rol afrondt, hoe zie je de toekomst van dit project?
“Het project gaat nu van een projectfase naar de lijn, met het CDO-office in de lead bij het schrijven van beleid en het overzien van de tooling. Dit zorgt ervoor dat er continu verbeterd kan worden. Mijn rol is hiermee afgelopen, omdat die gericht was op het vormgeven van het productconcept en het organiseren van de open samenwerking. Nu dat is opgezet, ga ik me weer richten op een nieuw project.”
Wat neem je mee uit dit project naar je volgende uitdaging? Zijn er specifieke lessen of ervaringen die je in toekomstige projecten wilt toepassen?
“Ja, een van de belangrijkste lessen is dat open source werken vanaf het begin toch echt wel cruciaal is. In dit project duurde het vrij lang voordat de code beschikbaar was, wat de samenwerking bemoeilijkte. In een toekomstig project zou ik daar harder op willen inzetten, zodat er vanaf het begin een dynamische interactie ontstaat met alle betrokken organisaties. Ook heb ik geleerd dat het belangrijk is om innovatie en ontwikkeling duidelijk te onderscheiden. Innovatie vereist kleinere, toetsbare stappen, terwijl ontwikkeling lange trajecten met een concreet resultaat vergt. Daarnaast zou ik in de toekomst beleid en tooling iteratief en in kleine stappen in gezamenlijkheid willen ontwikkelen, zodat het team op ieder moment aan hetzelfde doel werkt.”
Wat voor soort project hoop je hierna op te pakken?
“Ik richt me graag op publieke projecten waarin samenwerking voor de hand ligt, maar niet altijd van de grond komt. Bijvoorbeeld in het onderwijs of het erfgoeddomein, waar organisaties veel baat hebben bij gezamenlijke innovatie maar elkaar vaak niet goed weten te vinden. Het lijkt me fantastisch om in zo’n domein open source tooling en standaarden te ontwikkelen waarmee publieke organisaties zelf de toekomst vormgeven, zonder volledig afhankelijk te zijn van commerciële partijen.”
Dat klinkt als een inspirerende visie! Zijn er specifieke initiatieven die je in gedachten hebt?
“Er zijn veel interessante initiatieven, zoals het gebruik van AI in het onderwijs of het in kaart brengen van innovaties. Ook in de erfgoedsector gebeuren er mooie dingen. Daarnaast wordt open source werken steeds populairder binnen de overheid. Als ik kan bijdragen aan het opzetten van open source initiatieven in een publiek domein, zou dat geweldig zijn.”
Andere aantekenignen
There be Easter Eggs
20 december 2021
Tijdens mijn studie informatica was ïk gefascineerd door natuurlijke algoritmes of natural computing. Voorbeelden daarvan zijn cellulaire automaten, neurale netwerken, evolutie en zwerm-intelligentie.
Open Source voor Open Samenwerken
2 september 2019
In de praktijk blijkt de mentaliteit in overheids ICT-projecten vaak nog best wel ‘closed source’ te zijn: pas als het project is afgerond, wordt de code openbaar gemaakt. Vaak duurt het zelfs nóg een paar maanden, omdat de code geschikt moet worden gemaakt voor publicatie.
Unstoppable brainstormer
10 februari 2021
In zijn TED talk "ADHD sucks, but not really" beschrijft Salif Mahamane hoe hij zijn hele leven te horen krijgt wat er allemaal mis met hem is, als hij weer eens niet oplet. En hoe hij wordt weggezet alsof hij niet normaal is.